Ambtenaren willen minder vergaderen

"Ambtenaren willen minder vergaderen"

Ambtenaren vinden dat zij te vaak vergaderen. Dat blijkt vrijdag uit een onderzoek van het weekblad Binnenlands Bestuur onder 218 ambtenaren en 678 werknemers uit het bedrijfsleven.
De ondervraagde overheidsfunctionarissen zitten gemiddeld ruim vijf uur per week rond de vergadertafel. Niet-ambtenaren beraadslagen wekelijks slechts drie uur. Daarnaast vergaderen ambtenaren vaker en met meer mensen dan hun collega's uit de private sector.
Volgens de ambtenaren kan er minstens de helft minder overlegd worden, zonder dat het ten koste gaat van de slagvaardigheid en resultaten.
De grootste klacht in zowel de publieke als de private sector is dat het in vergaderingen regelmatig ontbreekt aan heldere besluiten. Vaak is niet duidelijk wat er precies is besloten en wie er actie gaat ondernemen.

In het artikel is te lezen dat ambtenaren vinden dat er minstens de helft overlegd kan worden, het ontbreekt aan heldere besluiten en ook is vaak niet duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is.

Enkele tips voor deze ambtenaren om te zorgen dat er efficient maar bovenal effectief vergaderd kan worden:

• Gebruik een besluitenlijst.

Een besluitenlijst is een lijst met te ondernemen acties die ondernomen moeten worden en besluiten die genomen zijn. In dit bericht is bovenaan een voorbeeld te zien

• Maak een tijdsplanning per agendapunt

Als voorzitter kun je per agendapunt inschatten hoeveel tijd je kwijt bent per agendapunt. Zo kun je van te voren de deelnemers informeren hoe lang je bij elk agendapunt stilstaat en wordt het makkelijker om een discussie te stoppen omdat er ook nog andere punten op de agenda staan. Hieronder is een voorbeeld te zien hoe u uw tijd per agendapunt kunt inzetten.

Voorbeeld agenda

Tijdsduur: van 15.00 uur tot 17.00 uur


1. Opening en vaststelling agenda 5 minuten


2. Notulen vorige vergadering 15 minuten


3. Mededelingen en ingekomen stukken 5 minuten


4. Reorganisatie 45 minuten


5 Uitbreiding parkeerplaats 20 minuten


6 W.V.T.T.K. 15 minuten


7 Rondvraag 10 minuten


8 Sluiting 5 minuten



Totaal 120 minuten