8 tips voor effectieve voorzitters

Hierbij een lijstje met tips die je als voorzitter kunt gebruiken om een vergadering zo effectief mogelijk te laten verlopen. De tips en zijn kort wen krachtig van aard en komen uit de befaamde vergadervideo van John Cleese. Je zult zien dat door het bewust toepassen van de aandachtspunten van deze lijst, je effecienter en effectiever zult gaan vergaderen.

10 tips voor effectieve voorzitters

Vraag neutrale partijen wat zij vinden als je ergens niet uitkomt

Blijf bij de feiten en hou vast aan het onderwerp

Stuur tijdig bij als voorzitter

Inzicht toetsen….snappen de deelnemers waar het over gaat?

Regelmatig parafraseren: als voorzitter kun je de ander in eigen woorden samenvatten.

Laat de timide mensen wat meer aan het woord en hou de luidruchtigen onder de duim

Samenwerken & bouwen aan besluitvorming

Trek geen partij. Blijf dus neutraal in je rol.

Hoe belangrijk is besluitvorming?

Besluiten nemen tijdens vergaderen zijn onontkoombaar. Je overlegt immers niet voor niets met elkaar. Je wilt ergens komen, taken verdelen en doelen stellen. Toch kun je helemaal niets met besluitvoming als er geen beeldvorming heeft plaatsgevonden.

Beeldvorming heeft alles te maken met de voorbereiding van deelnemers op de agenda en de stukken. Als deelnemers zich niet goed hebben voorbereid dan zul je dat snel merken. Zeker als de voorzitter toeziet op een helder vergaderproces waar wordt gefocust op de inhoud van de agendapunten. Je mag dan ook van je mede-deelnemers verwachten dat zij zich goed inlezen voordat de vergadering begint.

Lees dus altijd van te voren je stukken door. Je zult merken dat het vergaderingen effectiever zullen verlopen en daarmee bouw je ook credibilty op naar je collega-deelnemers en de voorzitter.

"vergaderen" met gebruik van de salami-tactiek!

Je kent het wel: je zit op een feestje en dan hebben mensen allerlei lekkere hapjes klaargelegd waaronder toastjes, chips, en plakjes salami. Vooral plakjes salami met mosterd vind ik heerlijk! Het kan goed zijn dat ik op zo'n avond een halve salamiworst naar binnen eet maar omdat het kleine plakjes salami zijn, heb ik dat niet in de gaten!

Zo doen bestuurders van grote organisaties dat ook: stel dat een organisatie in 2012 wil reorganiseren, dan word de gehele organisatie, via de ondernemingsraad, erop gewezen dat er over 5 jaar een hoop veranderingen om de hoek komen kijken. Allereerst komt er dan een hoop weerstand.

Diezelfde bestuurders zorgen er dan voor dat zo'n plan in verschillende fasen worden ingevoerd, te beginnen in 2008 met fase a, in 2009 met fase b, in 2010 met fase c, in 2011 met fase d en in 2012 komt dan alfsluitende fase e om de hoek kijken en resultaat is dan dat in 2012 de reorganisatie wordt ingevoerd.

De organisatie heeft kunnen wennen, de OR heeft "medezeggenschap" gehad tijdens vergaderingen gedurende de 5 fasen. Iedereenis na afloop blij want de OR heeft namens de gehele organisatie mogen meepraten en de bestuurders krijgen naar alle waarschijnlijkheid een forse bonus omdat zij probleemloos de organisatie door de reorganisatie hebben geloosd.

vergaderen bij de indianen

Wie in de vergadering bij de indianen vroeger de praatstok in handen had, die mocht spreken. De rest zweeg en luisterde met aandacht.

Wanneer iemand anders het woord wenste, dan was de voorwaarde dat hij eerst herformuleerde wat de ander had gezegd. Was die tevreden over de samenvatting die was gegeven, dan droeg hij de praatstok over. Niet eerder.

Natuurlijk is bovenstaand verhaal niet denkbaar in een tijd waar vergaderen onder werktijd geld kost. Maar de essentie van het verhaal is wel dat het belangrijk is om een standpunt van iemand anders proberen te begrijpen. Dan laat je zien dat je respect toont aan die deelnemer en bovendien sa je open om je mening te herzien.

Ambtenaren willen minder vergaderen

"Ambtenaren willen minder vergaderen"

Ambtenaren vinden dat zij te vaak vergaderen. Dat blijkt vrijdag uit een onderzoek van het weekblad Binnenlands Bestuur onder 218 ambtenaren en 678 werknemers uit het bedrijfsleven.
De ondervraagde overheidsfunctionarissen zitten gemiddeld ruim vijf uur per week rond de vergadertafel. Niet-ambtenaren beraadslagen wekelijks slechts drie uur. Daarnaast vergaderen ambtenaren vaker en met meer mensen dan hun collega's uit de private sector.
Volgens de ambtenaren kan er minstens de helft minder overlegd worden, zonder dat het ten koste gaat van de slagvaardigheid en resultaten.
De grootste klacht in zowel de publieke als de private sector is dat het in vergaderingen regelmatig ontbreekt aan heldere besluiten. Vaak is niet duidelijk wat er precies is besloten en wie er actie gaat ondernemen.

In het artikel is te lezen dat ambtenaren vinden dat er minstens de helft overlegd kan worden, het ontbreekt aan heldere besluiten en ook is vaak niet duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is.

Enkele tips voor deze ambtenaren om te zorgen dat er efficient maar bovenal effectief vergaderd kan worden:

• Gebruik een besluitenlijst.

Een besluitenlijst is een lijst met te ondernemen acties die ondernomen moeten worden en besluiten die genomen zijn. In dit bericht is bovenaan een voorbeeld te zien

• Maak een tijdsplanning per agendapunt

Als voorzitter kun je per agendapunt inschatten hoeveel tijd je kwijt bent per agendapunt. Zo kun je van te voren de deelnemers informeren hoe lang je bij elk agendapunt stilstaat en wordt het makkelijker om een discussie te stoppen omdat er ook nog andere punten op de agenda staan. Hieronder is een voorbeeld te zien hoe u uw tijd per agendapunt kunt inzetten.

Voorbeeld agenda

Tijdsduur: van 15.00 uur tot 17.00 uur


1. Opening en vaststelling agenda 5 minuten


2. Notulen vorige vergadering 15 minuten


3. Mededelingen en ingekomen stukken 5 minuten


4. Reorganisatie 45 minuten


5 Uitbreiding parkeerplaats 20 minuten


6 W.V.T.T.K. 15 minuten


7 Rondvraag 10 minuten


8 Sluiting 5 minuten



Totaal 120 minuten

Vergaderen

Als je als bedrijf, afdeling, vereniging, ondernemersraad en stichting effectief wilt communiceren dan is het noodzakelijk dat je samen vergadert, of je dat nou leuk vind of niet.

Vergadertrainer Benjamin van der Waart legt op een speelse en praktische wijze uit hoe mensen effectiever met elkaar kunnen vergaderen. Benjamin van der Waart is als full time docent verbonden aan Fontys Hogescholen.

http://www.vergadertrainer.nl

Maak een GRATIS afspraak met vergadertrainer en ontvang een GRATIS brochure waarin zeer nuttige vergadertips staan die u meteen in de gelegenheid stellen om beter te vergaderen! Bel 06-45208404 of mail: bewustbewust@gmail.com

Leon van Royen, journalist AD: Fantastische training! de redactie is weer eens op de punten gewezen om no-nonsense te vergaderen!

Bram van den Vloek, Teamleider PR-relations ABN-AMRO: Lekker praktisch met fantastische eye-openers.

Suzan van Dorp, voorlichting afdeling immigratie gemeente Utrecht: We zullen minder gaan vergaderen maar ik begin het net leuk te gaan vinden!

Ron Dalisse, manager Businessrelations KPN: Geen woorden maar daden! Het team is goed op de rit gezet!

Anniek van Loyen, teamleider HRM-instroom Philips: Jonge spontane trainer brengt het superleuk en met een enorme knowhow!